چگونه بازخورد درست، می‌تواند به بهبود عملکرد کارکنان کمک کند؟

توانایی دریافت و ارسال بازخورد مهارت مهمی است که وقتی به طور موثر انجام شود، می تواند تغییرات مثبتی ایجاد کند. با این حال ارسال و دریافت بازخورد اغلب یکی از چیزهایی است که ما بیشتر در محیط کار از آن می ترسیم.

بنابراین، راهی وجود دارد که اطمینان حاصل کند که مکالمات بازخوردی سازنده و مثبت است، نه چیزی که باید اجتناب کرد.
طبق گفته کن کریوس، مدیر آموزش و توسعه سازمانی در SEEK، اگر بتوانید مهارت درست بازخورد دریافت کردن و ارسال کردن را به دست بیاورید، می‌توانید به دیگران کمک کنید که به بالاترین حد پتانسیل‌شان برسند. کن برای اینکه این مهارت را بدست آورید یک ابزار توسعه یافته تحت عنوان مدل “وضعیت – رفتار – تاثیر “(SBI) استفاده کنید.
روش SBI یک ساختار ساده برای ارائه بازخورد ارائه می دهد که پیام شما را متمرکز و سازنده نگه می دارد و احتمال ارسال و دریافت صحیح آن را افزایش می دهد.


اما این روش چگونه کار می‌کند؟

وضعیت (Situation)
اولین گام برای ارائه بازخورد این است که، به طور واضح موقعیتی را که به آن اشاره می کنید، مشخص کنید.
مثلا: “در جلسه هفته گذشته با مشتری ما پیتر …”

رفتار (Behaviour)
گام بعدی، توصیف رفتارهای خاصی است که می خواهید به آن ارجاع بدهید. بسیار مهم است که فقط رفتارهایی را که به طور مستقیم مشاهده کرده اید، بیان کنید نه پیش بینی و یا تصور ذهنی در مورد این رفتارها.اطمینان حاصل کنید که روی رفتارها تمرکز کنید نه شخص .
مثلا: “در طول جلسه هفته گذشته با مشتری ما پیتر، متوجه شدم که شما سه بار با او صحبت کرده اید، و زمانی که او سعی کرد صحبت کند، شما ظاهرا به او بی اعتنا بودید.”

تأثیر (Impact)
آخرین مرحله این است که توضیح دهید چگونه اقدام فرد دیگری بر کسب و کار، شما و دیگران تاثیر گذاشته است. سعی کنید فرد را قانع کنید که در پایان دریافت بازخورد می تواند بر روی بازخورد داده شده اقدام کند. مثلا: “در طول نشست هفته گذشته با پیتر، متوجه شدم که شما سه بار با او صحبت کردید، و زمانی که او سعی کرد صحبت کند، شما ظاهرا به او بی اعتنا بودید. من فکر می کنم این تاثیر منفی بر روابط ما با مشتری داشت. احساس ناامیدی و از دادن یک فرصت به من دست داد.

 

درخواست بازخورد

در طرف دیگر یعنی دریافت بازخورد، هیچ یک از ما کاملا خود آگاه نیستیم. کن پیشنهاد می دهد که مکالمات بازخورد را با یک ذهنیت کنجکاو و باز انجام دهید، به ویژه هنگامی که آن چیزی است که نمی خواهید بشنوید.
کن اعتقاد دارد که اگر بازخورد را به عنوان یک فرصت برای رشد و توسعه مشاهده کنید، کمتر احتمال دارد که احساس کنید مورد حمله قرار گرفته اید.
یکی از راه هایی که باعث می‌شود تا دریافت بازخورد بهتر انجام شود این است که سعی کنید همیشهاز طرف مقابلتان بخواهید تا بازخورد را با یک روند مشخص به شما ارسال کند. کن باز هم برای این موضوع ازار SBI را پیشنهاد می‌دهد. به عنوان مثال :
[وضعیت] سلام آنجلا، در طول نشست هفته گذشته زمانی که خلاصه ای از اقدامات خود را ارائه می‌دادم، [رفتار] چه احساسی درباره‌ی سبک ارتباطی من داشتی؟[تاثیر] به طور خاص چه پیشرفتی باید در سبک ارتباطی ایجاد شود تا به دستیابی به نتایجی که در سال آینده امیدواریم به آن‌ها دست یابیم، کمک کند؟

روش SBI می تواند یک ساختار واضح برای ارائه و دریافت بازخورد ارائه دهد. و به یاد داشته باشید صرف نظر از اینکه شما در طرف ارسال یا دریافت بازخورد هستید، مهم است که آرام باشید، احساسات خود را مدیریت کنید و به نظرات دیگران گوش دهید.
در اینجا چند نکته مفید برای مکالمات بازخوردی را شرح می‌دهیم:

هنگام ارسال بازخورد

• بازخورد باید به موقع باشد تا فردی که این بازخورد را دریافت می کند، بتواند به راحتی این وضعیت را به یاد بیاورد.
• لحظه مناسب را انتخاب کنید، سعی کنید زمانی را انتخاب کنید که هر دو طرف از لحاظ ذهنی آماده هستند.
• هنگام ارائه بازخورد کاملا آماده باشید و سعی کنید که افکار و احساساتتان را مدیریت کنید.
• سعی کنید در مورد رفتاری که در مورد آن بازخورد می‌دهید، اطلاعات خاصی به طرف مقابل بدهید تا احساس کند که نظرات شما هدفمند است.
• در مورد کارهایی که فرد درست انجام داده هم نظرات مثبتی ارائه دهید.

هنگام دریافت بازخورد

• خوب گوش کنید و ذهن خود را باز نگه دارید.
• بازخورد را به عنوان فرصتی برای رشد و یادگیری در نظر بگیرید.
• حتی اگر با نظر طرف مقابل موافق نیستید، این موضوع را با او در‌میان بگذارید.
• اگر مطمئن نیستید که چگونه بازخوردی را که ارائه می کنید تفسیر کنید، از شخص بخواهید تا با استفاده از مدل SBI موضوع را برای شما روشن کند.

 

منبع : سایت Seek.com

برچسب ها:,

افزودن دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *