مصاحبه خروج (Exit Interview) چیست؟

کاهش میزان خروج منابع انسانی از سازمان همواره یکی از رویاهای مدیران سازمان بوده است و طبیعتا کشف و عارضه یابی علل ترک کار پرسنل سازمان راهکار کاهش این شاخص است. اگر مدیران واقعا تمایل داشته باشند از آنچه در سازمان می‌گذرد مطلع شوند، بهترین و به‌صرفه‌ترین راه، مذاکره با کارکنانی است که سازمان را ترک گفته‌اند، که به آن مصاحبه خروج می‌گویند.

متاسفانه در اکثر سازمان‌ها این ارزیابی هنگام جدا شدن افراد از سازمان انجام نمی‌شود. خروج از سازمان به اشکال مختلف صورت می‌پذیرد. اما فارغ از آنکه این جدایی به چه شکلی است، بدون شک آگاهی از دلایل آن اطلاعات مهمی را برای سازمان فرآهم می‌کند تا بتواند با توجه به این اطلاعات، ترک‌ خدمت‌هایی که برای سازمان زیان‌آور است را به حداقل برساند.

با طراحی فرم مخصوص و درخواست تکمیل آن توسط افرادی که قصد دارند از سازمان جدا شوند می‌توانیم اطلاعات بسیار خوبی را کسب کنیم. پس از جمع آوری اطلاعات باید آن‌ها را دسته‌بندی کنیم، مسائل پر تکرار سازمان را استخراج کنیم و سپس به تحلیل دلایل بروز هر یک از مشکلات بپردازیم.

اهداف مصاحبه خروج

  • شفاف‌کردن مسایل و مشکلات نیروی انسانی؛
  • درک دیدگاه کارکنان در مورد کار؛
  • درک شیوه‌های مدیریتی و رهبری؛
  • دریافت فرصت‌های بهبود سازمان؛
  • و تبدیل کارکنانی که سازمان را ترک می‌کنند به سفیران و مبلغان سازمان.

مزایا و معایب مصاحبه خروج

یکی از مزایای اجرای مصاحبه خروج این است که اگر پرسنل اعتراضاتی دارند که در زمان حضورشان در سازمان به هر دلیل نمی‌خواستند مطرح کنند، در این مصاحبه می‌توانند بیان کنند. مزیت دیگر استفاده از نظرات و پیشنهادات افرادی است که ماه‌ها و یا سال‌ها در سازمان ما کار کرده‌اند و با سازمان ما آشنایی دارند.

دیگر مزیت مصاحبه خروج این است که فرصتی فراهم می‌شود تا پرسنل سازمان با خیال راحت حرف‌ها، گلایه‌ها و حتی پیشنهادات‌شان را بگویند و همین فرصت به ظاهر ساده می‌تواند برخی ناراحتی‌ها و کدورت‌ها از ذهن افراد پاک کند.

تنها ایرادی که می‌توان برای پروسه مصاحبه خروج این است که باید دقت کنیم که مصاحبه خروج محلی برای تسویه حساب‌‎های شخصی افراد نشود و مسائل مطرح شده را اعتبارسنجی کنیم.

شرایط مصاحبه خروج

  1. بهتر است مصاحبه خروج توسط فردی انجام شود که بی‌طرف باشد و معمولا مدیر یا سرپرست واحد مدیریت منابع انسانی این مصاحبه را انجام می‌دهد. حتی اگر سازمان مشاور منابع‌انسانی خارج از شرکت دارد بهتر است مصاحبه خروج را ایشان انجام دهند.
  2. پرسنل سازمان باید حتما نتایج و آثار این مصاحبه‌ها را ببیند وگرنه آن را امری نمایشی می‌دانند.

مواردی که می تواند در تحلیل‌ها ذکر شود:

  1.  آمار تعداد افراد خروجی از سازمان به تفکیک ماه‌های مختلف، جنسیت، دلیل جدا شدن از سازمان، مدرک تحصیلی؛
  2. بررسی مجزای میزان افرادی که سازمان را ترک کرده ‌اند به تفکیک واحدهای سازمانی و سمت‌های ایشان؛
  3.  مقایسه تعداد افراد جدا شده از سازمان در زمان‌های مختلف.

در نهایت باید بدانیم که انجام مصاحبه خروج  بدون شک برای انجام وظایف مختلف مدیران منابع انسانی مفید خواهد بود و به آن‌ها در ایفای اثربخش نقش‌های خود کمک خواهد کرد.

افزودن دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *