چرا کارها را بیش از زمانی که نیاز دارند، طول می‌دهیم؟

طبق قانون پارکینسون، هر کاری درست به اندازه ای که برای آن زمان در نظر گرفته شده طول خواهد کشید.

در واقع قانون پارکينسون به قدری تکرار و نقل شده است که بسياری نمی‌دانند، اين قانون در ابتدا تنها يک شوخی و فکاهی بوده است. به زبان ساده قانون پارکینسون می‌گوید اگر مثلا شما یک هفته برای تکمیل کار دو ساعته زمان اختصاص دهید، این کار آنقدر پیچیدگی پیدا خواهد کرد تا به اندازه همان یک هفته طول بکشد. از نظر پاركینسون، استرس و فشار كار در تمام این مدت همراه شما خواهد بود و هرگز خودتان نخواهید فهمید چرا نمی‌توانید در زمانی كه برای كار كافیست آن را تمام كنید و نه در زمانی كه به شما برای انجام آن داده شده است.

يكي از دلايلی كه روانشناسان برای اين موضوع ذكر می‌‎كنند، اين است كه انجام زودتر از موعد يک فعاليت معمولا پاداشی به همراه ندارد، اما ممكن است باعث شود تا مسئوليت ديگری به فرد داده شود. بنابراين گذراندن و اتلاف زمان برای انجام فعاليت به سود فرد است، زيرا فشار كاری كمتری به او وارد می‌شود. در پروژه‌های كاری، ممكن است كه اعلام اين كه پروژه زودتر از موعد پايان يافته، باعث شود تا سود حاصل از انجام كار كاهش يابد. این باور به زمانی بر می‌گردد که این احساس وجود داشت که هر چقدر کاری بیشتر طول بکشد لابد زحمت بیشتری برای آن کشیده شده و از کیفیت بالاتری نیز برخوردار است! حتی گاهی سختی یک کار با میزان زمانی که طول می کشد ارتباط مستقیم دارد! از موارد ديگری كه باعث وقوع قانون پاركينسون می‌شود، اين است كه در صورت انجام سريع‌تر كارها، ممكن است گفته شود، تخمين زمانی غلط بوده است.    

قانون پاركينسون در سازمان‌ها اثرات منفی زيادی را در بر دارد. اين قانون باعث از دست رفتن زمان و ايجاد اضطراب و دلهره در فرد و سازمان می‌شود و این به تعويق افتادن‌ها و فشردگی فعالیت‌ها، باعث كاسته شدن از كيفيتِ نتيجه كار می‌شود. چه بخواهیم چه نخواهیم قانون پارکینسون یک واقعیت است و افراد و سازمان‌ها به طور طبيعی به این قانون گرايش دارند.

برای رهایی از اثرات منفی قانون پارکینسون باید اقداماتی را انجام و وضعیت را تحت کنترل بگیرید. که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم:

دنبال “وقت پرکن” های روزمره خود بگردید!

همان ایمیل چک کردن‌های روزمره و یا مرور اخبار‌های داغی که هر روز چندین بار انجام می‌دهید و فکر می‌کنید ۱۰ دقیقه یا ۲۰ دقیقه از وقت شما را می‌گیرند! این گونه “وقت پرکن” ها اصطلاحا حشرات موزی دنیای توسعه یافته امروزند! حشراتی که کاری بجز ایجاد مزاحمت در زندگی شما نمی‌کنند، و هر چقدر هم تلاش کنید، به این راحتی از شر آن‌ها خلاص نمی شوید.

زمان را به مبارزه بطلبید!

لیستی از کارهای روزمره خود درست کنید و بر اساس زمان انجام آن‌ها تقسیمشان کنید. حالا به هر کدام نصف زمانی که برایشان در نظر گرفته‌اید را تخصیص بدهید و سعی کنید به قواعد زمانی انجام آن‌ها پایبند باشید. مانند هر ضرب‌الاجل دیگری!
اگر همواره برای کارهای خود مهلت زمانی تعیین کنید، مغز نیز به دنبال راه‌هایی برای انجام کار در زمان محدود خواهد بود. هنگام تعیین مهلت زمانی هرگز وقت اضافه برای خود در نظر نگیرید.
در ابتدا این روش می‌تواند برای شما مشخص بکند چقدر تخمین‌هایی که برای فعالیت‌های خود در نظر می‌گیرید دقیق هستند. ممکن است بعضی از فعالیت‌ها درست و دقیق تخمین زده شده باشند، و بعضی هم زمان “زیادی” جهت اتلاف وقت داشته باشند. آن دسته از فعالیت‌هایی که با نصف کردن زمانشان  نتوانستیم سر وقت انجامشان دهیم دوباره، این بار با تخصیص دادن زمان بیشتری امتحان می کنیم.

وظایف را به کارهای کوچک‌تر تقسیم کنید.

زمانی که کارهای بزرگ با مهلت‌های زمانی زیاد برای خود در نظر می‌گیرید شکست قانون پارکینسون بسیار سخت‌تر خواهد شد. در این مواقع حتی شروع کارها نیز غیرممکن به نظر می‌رسد. بهترین ایده این است که وظایف بزرگ را به تعدادی کارهای کوچکتر تقسیم کرده و برای هر یک مهلت زمانی متوسط در نظر بگیرید.
این کار باعث می شود در طول انجام کار، پیشرفت خود را مشاهده کرده و با انجا کارهای کوچک در مهلت زمانی مقرر، احساس ضرورت و انگیزه برای تکمیل کار نهایی در شما ایجاد شود و به طور طبیعی درگیر و متمرکز کار شوید.
به محض شروع، محدوده کار را مشخص کنید و تعیین کنید که چه کارهایی و در چه زمانی باید انجام شود. تقسیم‌بندی کارها به وظایف کوچک‌تر نوعی برنامه کاری است که لازم است تاریخ و مهلت زمانی انجام هر یک را دقیقا مشخص کرده تا بتوانید پیشرفت کاری خود را تعیین کنید.
مطمئن شوید که هرکاری در سریع‌ترین زمان ممکن شروع خواهد شد. منابع مورد نیاز در روزهای آینده را شناسایی کرده و برای تامین آن‌ها اقدام کنید.

کار بعدی را مشخص کنید.

اغلب اوقات به دلیل این که نمی‌دانید بعد از کار فعلی چه کاری قرار است انجام دهید، برای آن کار بیش از حد مورد نیاز زمان صرف خواهید کرد. بنابراین لازم است همیشه برای امور خود برنامه‌ریزی داشته و مشخص کنید بعد از هر وظیفه چه کاری باید انجام شود.در انجام آن‌ها بیش از حد فکر نکنید، از غریزه خود کمک گرفته و بعد از اتمام هر کار سریعا به کار بعدی بروید.

فراموش نکنیم قانون پارکینسون استفاده درست از زمان است، نه جادویی برای کاهش زمان انجام فعالیت‌ها!

منابع:
http://theviewinside.me
http://pmpiran.com
https://www.lifehack.org

برچسب ها:
8 دیدگاه

افزودن دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *